¿Qué procedimientos van a cambiar en la Escuela a partir de GURI? Parte 1: MAESTROS

Muchos procedimientos se van a modificar en las escuelas a instancias de GURI.
Cada funcionario de la escuela va a notar cambios en procedimientos rutinarios que se hacen desde hace décadas.

Veamos los cambios más notorios para los Maestros:

1) Actualmente la lista de asistencia de cada grupo, la hace el maestro cada mes, la actualiza agregando las faltas y asistencias de cada día y la cierra cada fin de mes. A partir de GURI, la lista dejará de hacerse en papel. En su xo cada maestro bajará la aplicación que lleva la lista, diariamente abrirá ese programa que bajó, se logueará con su usuario y contraseña y al entrar encontrará los nombres de sus alumnos y podrá marcar las inasistencias del grupo. Pasar la lista a partir de GURI, será dar un clic sobre el nombre de cada alumno que no ha venido hoy a clase y por último dar un clic para guardar la información. Con estos simples procesos el maestro obtendrá varias ventajas: no escribirá más la lista, no tendrá que contar cuántos alumnos asistieron y cuántos faltaron, no la tendrá que cerrar a fin de mes, ni pasará al auxiliar de matrícula las asistencias y faltas de cada uno de sus alumnos. Si la escuela estima conveniente guardar un respaldo papel de la lista, ésta se podrá imprmir al terminar el mes.




2) Actualmente, cada maestro llena su auxiliar de matrícula, de puño y letra: coloca al principio del año los datos de los alumnos, coloca mensualmente las asistencias y faltas de cada uno y bimestralmente las notas y juicios de cada niño. A partir de GURI, los maestros no tendrán que llenar más el auxiliar de matrícula. El auxiliar lo encontrarán en GURI. Todos los datos de los alumnos, que fueron ingresados a la base de datos, estarán colocados en la hoja de cada niño, las asistencias y faltas de cada alumno, en cada mes, aparecerán automáticamente, los juicios que el maestro registre también se podrán ver. El auxiliar se gestionará en internet pero si el maestro desea imprimir la hoja de auxiliar, de algún niño o de todos sus alumnos, podrá hacerlo.

3) Actualmente el maestro califica a sus alumnos en aplicación y conducta. Estas notas junto a los respectivos juicios, el maestro, las escribe 2 veces: en el carné y en el auxiliar de matrícula. A partir de la irrupción de GURI a la escuela, el maestro registrará las notas y juicios bimestrales, de sus alumnos, en el programa. Al hacerlo, esas notas y juicios alimentarán el auxiliar de matrícula, y, cuando el Consejo lo estime conveniente, alimentarán también al carné de calificaciones. Cuando se tome esa decisión, no existirá más un carné hecho de puño y letra por el maestro, existirá un carné impreso, proporcionado por GURI.

4) Actualmente el maestro recibe de parte del Inspector y del Director, informes de su actuación. Estos informes los lee y firma como recibidos. Si el docente lo desea puede hacer una fotocopia de los mismos. A partir de GURI, el maestro no recibirá más informes del Director y del Inspector, en papel. Esos informes los recibirá en forma digital a través de GURI. Una vez que los leyó, al Director y al Inspector, les figurará que ya fueron leídos por el maestro. El hecho que los informes se hagan y circulen por medio de GURI, simplificará la confección de informes y su entrega al maestro. Los datos administrativos de cada docente, de la escuela, de la visita, etc, los porporcionará GURI en forma automática, por lo tanto esto dejará de hacerse. La entrega del informe, será inmediata, una ve que el Director o el Inspector marcó que terminó el informe, este ya estará disponible para el maestro. Actualmente, en el caso de los informes de inspección, con suerte, el informe del maestro lo lleva el inspector en la siguiente visita que hace a la escuela, lo que retrasa sensiblemente la recepción del informe por su destinatario. El hecho que el informe no sea en papel no será un impedimento porque, esos informes podrán ser impresos cuando se estime necesario.

5) Cuando un alumno ingresa hoy a una escuela, el maestro anterior debe completar y remitir a Primaria la ficha acumulativa del alumno, a efectos que el nuevo maestro tenga información del niño. Este proceso hoy puede tardar todo el año, con lo que la información no cumple con su razón de ser: el informar. A partir de GURI esto va a cambiar. Cuando el niño se cambie de escuela, y el Director acepte el pase del alumno, la nueva escuela dispondrá inmediatamente de toda la información generada por el niño en su escolaridad anterior

¿En qué va a ayudar GURI a los docetes?

GURI va a tener efectos importantes en gran número de aspectos vinculados con los docentes, con su trabajo, con los alumnos, con el país en general.

Veamos algunos de ellos:
1) Bajará la carga administrativa de maestros, secretarios, directores e inspectores.
*Los maestros no tendrán que hacer la lista de los alumnos de su grupo, ni tampoco tendrán que cerrarla, no completarán la información de los alumnos en el auxiliar de matrícula, ni escribirán la información pedagógica de cada niño 2 veces como lo hacen hoy (en el carné y en el auxiliar), cuando hagan el acta de promoción no anotarán a los alumnos y sólo se concentrarán en registrar el resultado final de cada alumno. Todo en GURI se basa en que la información que se ingresa una vez alimenta todos los reportes destinados a mostrarla.

2)Los ayudará en la toma de decisiones al dar más y mejor información en tiempo real. Todas las escuelas enviarán información diariamente. Todas las escuelas recibirán la información que necesitan diariamente. Si algo importante está pasando en algún lugar del país, Primaria va a tener conocimiento y podrá diseñar alguna política compensatoria que atienda la situación. Por ejemplo en 2009 cuando la epidemia de gripe A1H1, las escuelas informaban diariamente la cantidad de niños y docentes afectados. El aviso se hacía por teléfono, después de que el director averiguaba clase por clase, cuántas faltas había ese día y las causas de las faltas. Si GURI hubiera estado funcionando en ese momento, cuando el maestro pasara la lista y justificara las faltas de los alumnos enfermos, Primaria se estaría enterando y de ser necesario podría haber determinado el cierre de alguna escuela para evitar contagios. La información en tiempo real, puede abrir puertas insospechadas al ser información real, precisa, actualizada al día.

3) Permitirá diseñar mecanismos efectivos que logren la permanencia del alumno en la escuela (reducir los casos de asistencia intermitente y deserción). GURI informará a BPS y MIDES de los casos de deserción, para que las prestaciones de dinero que reciben las familias de los alumnos se retengan hasta la resolución de la situación de abandono. Las prestaciones de dinero que los organismos como BPS y MIDES pagan a las familias, generan algunas obligaciones de parte de los adultos responsables de ellos. Esas obligaciones o contraprestaciones son enviar los niños a la escuela y realizar los controles de salud previstos para ellos. Como en GURI la lista de asistencia de los alumnos se pasa en las XO, o sea en forma digital, la asistencia de cada niño que está inscripto en una escuela pública, se conocerá diariamente. Si el alumno deserta, Primaria puede informar de la situación a efectos que la prestación se corte hasta que el alumno regrese a la escuela. En otros años, controlar la obligatoriedad de la enseñanza, no se hacía urgente. Lamentablemente en la actualidad, en los contextos más sumergidos, donde se debe apostar fuertemente a la educación, se está necesitando una reacción fuerte y clara de los organismos de contralor y ese mecanismo es el que se diseñará a partir de GURI.

4) Permitirá en un futuro cercano la informatización de las tareas en Inspección al iniciar una base de datos centralizada de maestros. Todos los maestros sienten como una carga grande el tener que realizar trámites en las distintas inspecciones de todo el país. Se quejan de la burocracia, de las demoras, del hecho de tener que dar sus datos personales cada vez que necesitan inscribirse para algo o realizar algún trámite de rutina. Esto ocurre entre otras cosas porque en Primaria las diferentes oficinas manejan información parcial de los docentes y su trabajo ya que no existe una base de datos centralizada. Este aspecto empezará a cambiar a partir del impulso de GURI. Esto traerá una reducción del tiempo que insumen los trámites y de las molestias que ocasionan a los docentes. En un futuro cercano si el maestro se quiere inscribir para concursar, por ejemplo, irá a la oficina, dará su número de cédula y el funcionario tendrá inmediatamente y a disposición todos los datos que necesita del docente por lo que ya no se los pedirá, ni los registrará. La foja de servicio se podrá sacar automáticamente, el cómputo de los años de trabajo también y así múltiples trámites, que hoy los usuarios ven como muy engorrosos, se podrán simplificar y realizar de otras maneras. Se está trabajando para eso.

5) Disminuirá los costos de papel, de impresión, de transporte. Todos sabemos, o alguna vez habremos oído decir, que los Directores son responsables de lo que ocurre en la escuela, aunque en ese momento no estén en ella por haber concurrido a Inspección a llevar algún reporte. El traer formularios insume tiempo y dinero de transporte, tiempo que muchas veces se saca a la tarea docente porque no hay forma de hacerlo de otra manera y dinero que sale del bolsillo del Director o del Secretario, que transporta dicho formulario. GURI aspira a terminar con eso. No habrá que traer papeles todos los meses, ni siquiera habrá que hacerlos. GURI se encargará de ambas cosas. El director/secretario colocarán en el programa los datos de sus alumnos y docentes y pasarán la lista a los docentes diariamente en GURI. El maestro pasará la lista a sus alumnos en la XO también diariamente. Con esto, los reportes de inasistencias, el libro de estadística, los pases, las listas, etc, se podrán sacar automáticamente. Los funcionarios de licencias por ejemplo no recibirán más los formularios de las escuelas, lo que harán será entrar a GURI y obtener los datos de allí. Esto bajará la cantidad de papel que se imprime en Primaria, el que se usa en las escuelas y reducirá los tiempos empleados en hacer y transportar los papeles y el costo ocasionado por esto.

6) Seguirá a los alumnos durante todo su ciclo escolar lo que permitirá el diseño de políticas educativas más ajustadas a la realidad. La información generada por cada alumno, estará unida indisolublemente a su documento de identidad, si el niño se cambia de escuela, cuando la secretaria de la nueva escuela lo reciba, junto a los datos, se bajarán todas las informaciones pedagógicas que fueron registradas con anterioridad de ese alumno: en qué escuelas estuvo, cuánto tiempo permaneció en ellas, en qué clases estuvo, cúal fue su asistencia, cuál fue su desempeño escolar, los juicios de los maestros anteriores, las observaciones importantes como por ejemplo estudios psicológicos realizados, etc. El maestro /la escuela que reciba al niño tendrá realmente toda la información generada por el niño. Al tener la información completa de todos los alumnos de primaria, los distintos reportes de información que proporcione GURI podrán dar datos certeros sobre las diferentes situaciones relacionadas con los alumnos y esa información permitirá al nivel de decisión central (Consejo de Educación Inicial y Primaria, Inspección Técnica, Inspecciones Nacionales y Departamentales, etc) el diseño de políticas educativas mas ajustadas a la realidad

7) Mejorará las estadísticas educativas que maneja el Consejo de Educación Inicial y Primaria. Actualmente las escuelas informan datos estadísticos 2 veces por año: en abril (donde informan la cantidad de alumnos, de clases, de docentes, si tienen profesores especiales, etc) y en diciembre al terminar el año lectivo (donde informan cantidad de alumnos, clases, maestros del centro educativo, cantidad de promovidos y repetidores, número de alumnos ingresados, cantidad de alumnos salidos con pase, asistencias de alumnos, etc). Esos datos se reciben en formato papel y funcionarios del Departamento de Estadística Educativa los ingresan y procesan. Todas estas tareas insumen varios meses. Al terminar el procesameiento los datos son "viejos", ya que describen situaciones muy lejanas en el tiempo. Pero como son los únicos que se tienen, son los que se usan para informar las distintas decisiones. GURI aspira a cambiar estos aspectos: la información que proporcione será diaria, completa (todas las escuelas estarán día a día remitiendo información) y además todo lo personalizada que se necesite. Hoy Primaria sabe cuántos promovidos tiene, en el futuro si se necesita se va a saber quiénes promovieron y no sólo cuántos fueron. GURI mira la información desde un escalón más abajo que lo que se hace hoy: actualmente se mira a la escuela, sus alumnos, sus clases, sus docentes, mañana se mirará a las personas que están en las escuelas (docentes, alumnos) y de la suma de las distintas situaciones se obtendrán los datos totales de cada escuela, departamento, categoría etc.

8) Ayudará a lograr la identificación de los alumnos. Si un alumnos está indocumentado, se lo podrá inscribir con otro documento (partida, cédula de otro país, pasaporte, etc), pero se avisará a la Dirección Nacional de Identificación Civil para que esa situación pueda regularizarse. Si un niño está indocumentado, técnicamente para el estado "no existe", por lo que no accede a la protección que se brinda en los casos de niños documentados.


9) Servirá como insumo para políticas sociales. MIDES, BPS, MSP, etc, tendrán datos que hoy no tienen, podrán conocer situaciones desconocidas hasta hoy, a efectos de revertirlas. Lo que se explicaba en el punto 8 de este artículo es un ejemplo de esto. La situación de un alumno indocumentado podría atenderse con una coordinación con Primaria, Identificación Civil, MIDES, Registro Civil, etc.

Características de GURI

• GURI es un sistema web. A él podrán acceder todos los Docentes de las Escuelas públicas de Uruguay. Todos estarán ingresando a este sitio, colocando información en él y realizando diferentes consultas. La información que los docentes coloquen se procesará en GURI y se obtendrán los distintos reportes que se necesitan.


• Se podrá ingresar al sitio web de GURI utilizando cualquier computadora que tenga conexión a internet. Los usuarios pueden estar en cualquier lugar del mundo y tendrán acceso, podrán incluso utilizar cualquier tipo de pc hasta su XO personal.

• En el sitio de GURI encontraremos información de los alumnos de las distintas escuelas, de los docentes y de las mismas escuelas. Toda esta información será ingresada una sóla vez. Por ejemplo en una escuela de Artigas ingresó un alumno y sus datos se anotaron en GURI. Al tiempo ese alumno se cambia de escuela. La nueva escuela no tendrá que ingresar su información nuevamente, el sitio de GURI se la proporcionará. La nueva escuela sólo la actualizará. Esto será posible porque cada persona que tenga sus datos en el programa, tendrá registrada su cédula de identidad que al ser un documento único permite identificarla sin lugar a dudas y realizar su seguimiento en todo el sistema educativo. Además GURI tendrá información en tiempo real: todos diariamente estaremos cargando la información generada en la escuela. Esto hace que la información se procese y esté disponible en cualquier momento.

• La información contenida en GURI no estará a disposición del público. Cada persona deberá demostrar que es un usuario del programa para que este le muestre información. Pero además se mostrará sólo la información que le compete.

Por ejemplo: el maestro podrá ver información de su alumnado y podrá ver y actualizar su propia información. El director de la escuela podrá ver y actualizar la información de los niños y maestros de su centro. El inspector de zona verá la información de las escuelas, alumnos y docentes de su distrito. El inspector departamental verá toda la información de su jurisdicción. la información completa estará sólo disponible para la el Consejo de Educación Inicial y Primaria, para la División Educación, para la División Planeamiento Educativo y funcionarios que trabajen con información de todo el país.


Esto será posible porque GURI administrará roles de usuarios, de modo que cada dato sea ingresado y/o actualizado y/o accedido, por el rol correspondiente. Paralelamente cada rol podrá realizar algunas acciones y tendrá vedadas otras que no corresponden a ese perfil.

• El programa contará con un sistema de consultas flexibles, rápidas y fáciles de operar, que ayudarán a la toma de decisiones de las autoridades de cada Escuela y de Primaria. Si en algún lugar del apáis está pasando algo importante que demande una reacción por parte del sistema, eso se conocerá en tiempo real por medio de las distintas consultas predeterminadas.

• Tendrá un conjunto mínimo de campos obligatorios. Será obligatorios para los alumnos: el número de cédula, 1er nombre y 1er apellido, sexo, clase, escuela donde asiste y número de matrícula, o sea serán obligatorios los datos que se colocn en la lista de asistencia de cada grupo. Para los maestros los datos obligatorios serán Cédula de identidad, Contraseña, 1er nombre, 1er apellido, ordinal que está ocupando, cargo, clase, escuela. Los datos obligatorios se deberán colocar desde el comienzo y los restantes se podrán ingresar o actualizar con tiempo.

• Permitirá migrar la información individual de los niños existente en el SAE o en planillas Excel. Esto será así para que la escuela que tiene digitalizada su matrícula, no tenga que volverla a ingresar nuevamente y facilitar así ese trabajo.

• Manejará calendarios escolares, globales y/o a nivel de Escuela para distinguir días hábiles, feriados y no lectivos. Esto se menejará a nivel central, será una de las tareas del administrador de GURI. Servirá para que el sistema pueda llevar el conteo de los días hábiles para los niños y docentes, tarea que actualmente se lleva en el Departamento de estadísitica Educativa del CEIP:

• Tendrá un sistema de alertas:

cuando un alumno está faltando sin tener aviso de las causas,
cuando se le vencieron las vacunas,
cuando al docente se le venció el carné de salud.
Cuando el maestro pase la lista de sus alumnos, la información viajará por la red hasta GURI, se procesará inmediatamente y GURI informará por medio de las alertas mencionadas antes, por ejemplo, si el alumno tiene muchas faltas injustificdas y el número de teléfono de sus casa para que el maestro pueda realizar un primer contacto para conocer la razón de dichas inasistencias.

Razones que justifican la confección de un nuevo software para la admnistración escolar

Hace unos 10 años, algunas escuelas de Uruguay, comenzaron a llevar la administración a través de un software llamado SAE (Sistema de Administración Escolar). Este software estaba impulsado por MECAEP y desde allí salieron las distintas versiones del SAE. Pero este software nunca conformó al colectivo docente. Veamos por qué.

Nunca fue un software amigable por lo que hubo mucha resistencia en su utilización.

Este software en las primeras versiones, cumplía con los procesos administrativos básicos de las escuelas y algunos más de menor relevancia. Permitía inscribir a los alumnos, darles un pase para otros centros, gestionar las listas de asistencia de alumnos, llevar el inventario de la escuela, hacer el libro diario del Director, etc. El problema estaba en que se hacía muy engorroso tener actualizada la base de datos que ese programa llevaba porque había muchos datos que eran obligatorios y si no se colocaban, no se podía continuar, además el programa solicitaba múltiples datos irrelevantes o que se hacían obsoletos muy rápidamente y esto demandaba de actualización permanente. Para que la institución escolar tuviera al programa al día se necesitaba que el secretario de la escuela se dedicara casi exclusivamente a la actualización de los datos solicitados por el SAE y esto no era viable ya que en las escuelas donde había secretario, este, se debía dedicar a muchas otras tareas como por ejemplo tareas docentes y en las escuelas más chicas donde no existía la figura del secretario la administración la llevaba el director que tenía otras múltiples ocupaciones y no podía dedicarse sólo a lo administrativo.

Todas estas razones expuestas antes hicieron que los docentes se resistieran a utilizarlo y entonces:

Nunca se logró un 100% de cobertura.

Se dio entonces la situación que la mayoría de las escuelas de Montevideo y Canelones, se negaran a usarlo. Las consecuencias de este hecho fueron:

• que el programa no pudiera proporcionar datos estadísticos: una base de datos que es incompleta no ofrece posibilidades para hacer estadísticas relevantes, pertinentes y ajustadas a la realidad,
• que por 10 años coexistieran las dos modalidades de trabajo: la digital y la tradicional,
• que nunca se aboliera el papeleo administrativo,
• que las escuelas que llevaban su administración por el medio digital vieran duplicadas sus tareas ya que ingresaban la información en el programa y también en los libros oficiales.

Otras razones que llevaron a manejar la idea de que era preferible confeccionar un software nuevo fueron las siguientes:

Han pasado 10 años desde que se hizo el SAE, existen en la actualidad mejores herramientas para el diseño de software.
No es una utopía pensar en hacer un programa que brinde información en tiempo real, pues ha habido grandes avances en lo que se refiere a Internet, conexión remota, velocidad de acceso a la web, etc.
Los usuarios sienten la necesidad de simplificar la administración escolar para disponer de más tiempo para las tareas pedagógicas y esto con el SAE no era viable.
Por todo lo expuesto Primaria llegó a que m odificar al SAE para hacerlo acorde a las necesidades actuales era más difícil que confeccionar un software nuevo adaptado a las necesidades actuales y a los recursos existentes.